Der Beschwerdeführer behauptete eine Verletzung im Recht auf Löschung und brachte vor, dass er per E-Mail die Löschung seiner personenbezogenen Daten aus der Bewerberdatenbank der Beschwerdegegnerin beantragt habe. Die Beschwerdegegnerin hätte jedoch mitgeteilt, dass sie diesem Antrag auf Löschung nicht entsprechen werde. Zwar werde die gegenständliche Bewerbung des Beschwerdeführers nicht mehr für die ausgeschriebene Stellen der Beschwerdegegnerin in Erwägung gezogen, doch ergebe sich eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach dem Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) von sechs Monaten. Das Recht auf Löschung bestehe gemäß Art 17 Abs 3 lit e DSGVO nämlich dann nicht, soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sei. Die Bewerbungsunterlagen könnten daher erst nach 7 Monaten gelöscht werden, da noch ein Monat für den Postweg einer potentiellen Klage eingerechnet wurde.
§ 29 Abs 1 GlBG: Ansprüche nach § 26 Abs. 1 und 5 sind binnen sechs Monaten gerichtlich geltend zu machen. Die Frist zur Geltendmachung der Ansprüche nach § 26 Abs. 1 und 5 beginnt mit der Ablehnung der Bewerbung.“
Die Datenschutzbehörde hat dazu ausgeführt, dass der allgemeine Hinweis auf potenziell zukünftige, noch nicht anhängige bzw. nicht sicher bevorstehenden (Gerichts-) Verfahren nicht ausreichend ist, um dem Löschbegehren nicht entsprechen zu müssen. Vielmehr muss der Verantwortliche darlegen, welche konkreten zukünftigen Verfahren auf welcher Grundlage anhängig gemacht werden könnten und inwiefern durch derartige Verfahren eine Notwendigkeit zur weiteren Speicherung der personenbezogenen Daten begründet wird.
Im vorliegenden Fall bezog sich die Beschwerdegegnerin aber nicht allgemein auf ein potenziell zukünftiges Verfahren, sondern benannte einen konkreten Anspruch, der ihr gegenüber innerhalb eines konkreten Zeitraumes geltend gemacht werden könnte. Ferner benannte die Beschwerdegegnerin einen konkreten Zeitpunkt, ab wann sie die Bewerberdaten löschen werde. Für den Beschwerdeführer war somit klar erkennbar, ab welchem Zeitpunkt seine Bewerberdaten gelöscht werden. Der zusätzliche Monat zur Einberechnung eines Klageweges ist angemessen. Die Frist von 7 Monaten beginnt mit der Ablehnung der Bewerbung.
TIPP: Unternehmen sollten bei einem Löschungsantrag zuerst prüfen, ob eine der Ausnahmebestimmungen des Art 17 Abs 3 DSGVO greift. Sollte dies der Fall sein, ist dem Antragsteller genau mitzuteilen, weshalb dem Löschungsbegehren nicht entsprochen werden kann und wie lange die Daten noch gespeichert werden müssen. Beruft man sich beispielsweise darauf, dass die Daten noch zur Verteidigung von Rechtsansprüchen gebraucht werden könnten, ist auszuführen, welche konkreten Rechtsansprüche gemeint sind.